Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kvkk Uyumu (Uyum) Analizi

Makaleler KVKK 1347 kez okundu

Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin Kvkk Uyumu (Uyum) Analizi

F. Eda BAYSAL, Avukat, LL.M

BA Hukuk Yazılımları AŞ, Ortak

ÖZÜ: Serbest Muhasebeci Mali Müşavirler VERBİS’e kayıt olmasa da Veri Sorumlusudur; Kişisel Veri Envanteri Çıkarmaları KVKK Uyumlarını Kolaylaştıracaktır.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu’nun yayınladığı “Veri Sorumlusu ve Veri İşleyen Rehberi”ne göre; “Mali müşavirler, müşterilerinin hesaplarıyla ilgili kayıtları tutarken bu kayıtlardaki kişisel verilerin işlenmesi bakımından veri sorumlusudurlar. Zira mali müşavir işledikleri kişisel verilerle ilgili sorumluluk almasını zorunlu kılan yasal yükümlülükleri bulunmaktadır. Örneğin, bir şirketin hesaplarıyla ilgili kayıtları tutarken herhangi bir yolsuzluğa rastlamaları durumunda mali müşavirlerin adli ve idari birimler veya diğer yetkili kurumlara bildirimde bulunma zorunluluğu bulunmaktadır. Bildirimi yaparken müşterisinin talimatları doğrultusunda hareket etmiyor olacağı açıktır. Dolayısıyla bunun gibi uzman hizmet sağlayıcıları, kendi mesleki yasal yükümlülüklerine tabi oldukları sürece veri sorumlusu statüsünde bulunacaklardır ve veri sorumlusu olmaktan kaynaklanan yükümlülüklerini anlaşmayla müşteriye kısmen veya tamamen bırakmaları mümkün olmayacaktır.”

SMMM’ler bu kapsamda Uyum çalışmalarını yürütmeli, envanterlerini, KVKK belgelerini buna göre çıkarmalıdırlar. Hazırladıkları ve imzaladıkları sözleşmelerde bu çerçevede yaklaşmaları Uyum bakımından izlenecek süreci daha anlaşılır ve daha yönetilebilir hale getirecektir.

Bu çerçevede bir SMMM Bürosunun KVKK Uyumu bakımından nasıl ele alınacağı üzerinde şöyle düşünülebilir kanaatindeyiz.

SMMM Bürosunun Yapılanma ve Faaliyetleri Nelerdir?

SMMM Bürosu faaliyetleri 3568 sayılı yasa kapsamında yürütülen faaliyetler ve/veya diğer genel (geleneksel) faaliyetler olarak iki gruba ayırmak mümkündür. Bir SMMM’nin vergi mükellefi olarak çalışmayı tercih etmesi halinde tek başına da çalışsa mutlaka bir öz ORGANİZASYON alanı oluşur. Burada SMMM’nin (çalışan varsa) İK işlemleri, muhasebe, alım-satım işleri ve yönetim gibi en basit organizasyon faaliyetleri toplanmaktadır.

Bunun dışında SMMM’nin gerek 3568 kapsamında sayılmış olan faaliyetler, 3568 dışında kalmakla birlikte bu mesleğe özgü “geleneksel faaliyetler” adını verdiğimiz “diğer mükellef işleri”, SMMM bürosunun genel olarak mükellef adına VERİ İŞLEYEN gibi görünse de GENEL ANLAMDA UZMANLIĞI NEDENİYLE bu işlemlerde dahi VERİ SORUMLUSU olabildiği faaliyet ve işler olarak planlanmıştır. KVKK yukarıda anılan Rehberinde durumu aynen bu şekilde kabul etmektedir.

KVKK Uyumu Sağlama Bakımından SMMM Bürosu Organizasyonuna Bakış

SMMM’ler faaliyetlerini yürütmek üzere;

  1. Kendi bürolarında (veya evlerinde-home office) tek başlarına (zorunlu) bir vergi mükellefleri olarak,
  2. Zorunlu) Bir vergi mükellefi olarak tüm işleri sadece mükellef/müşterilerinin işyerlerinde,
  3. (Zorunlu) Bir vergi mükellefi olarak sadece kendi bürolarında çalışanlarıyla birlikte,
  4. 4(Zorunlu) Bir vergi mükellefi olarak ve çalışanlarıyla birlikte hem kendi bürolarında hem de mükellef/müşterinin işyerinde ifa edebilir, gerçekleştirebilirler.
  1. SMMM Bürolarının 3568 Kapsamında HizmetleriSMMM’lerin 3568 sayılı yasadan kaynaklanan faaliyetlerini şöyle gruplamak mümkündür;
    1. Defter tutulması ve beyanname verilmesi,
    2. Sadece Beyanname Verilmesi,
    3. SGK işlemlerinin (beyanname ve bildirimlerin) yerine getirilmesi,
    4. Sadece belli işlerin beyannamelerinin verildiği ve defter tutma faaliyeti gerektirmeyen ve 2 nolu SMMM hizmet sözleşmesi -Aracılık Sözleşmesi kapsamında yerine getirilen beyanname verme işlemleri.
  2. SMMM Bürolarının 3568 Sayılı Yasa Dışındaki HizmetleriAyrıca SMMM’ler yazılı olan veya olmayan bir sözleşme kapsamında aşağıdaki hizmetleri vermektedirler;
    1. İK+Bordro İşlemleri; Mükelleflerin işe girişten başlamak üzere özlük dosyası tutulması dahil iş akdinin feshine İş Hukukuna bağlı tüm iş ve işlemleri,
    2. Mükelleflerin 5510 Sayılı Yasa kapsamındaki iş ve işlemleri (SGK Dosyaları),
    3. Tüzel Kişilik İşlemleri; Şirket, kooperatif, dernek, vakıf gibi kurum ve kuruluşların kuruluş ve organizasyonları, şirket organlarının faaliyetleri,
    4. İşyeri Yasal Organizasyon İşleri,
    5. Muhtelif Takip İşlemleri,
    6. Şahıs işleri Takipleri.
  3. Tutulan Defterler ve Dayanak Belgelerin Durumu Nasil Değerlendirilmelidir?Defter ve belgelerin mülkiyeti hazırlanması, hazırlatılması bakımından esas hak ve sorumluluk mükellefe aittir. Bunların korunması, saklanması ve ibrazı bakımından birincil sorumluluk da yine mükellefe aittir. Mükellefin SMMM’yi ilgilendiren belge ve evrakını iki grup altında toplayabiliriz;
    1. Dönen Evrak; kayıt dayanağı olan belgeler (sözleşme, fatura, belge, ana sözleşme, irsaliye, teminat mektubu, çek, senet, bono, icra yazısı vs) Eğer SMMM defter tutuyorsa ve kendi ofisinde tutuyorsa mutlaka bu belgelere dokunulur, bu belgeler ile işlem yapılır; ilgili olduğu dönem (düzenlenme tarihinden sonra) ortalama 15-16 ay sonra mükellefe iadesi esastır.
    2. Duran Evrak; Mükellefin sabit evrakı, genel kurul karar defteri, yönetim kurulu karar defteri, ana sözleşmesi, sözleşme değişiklikleri, muhtelif odalar/birlikler kayıt dosyası gibi. SMMM defter tutsun veya tutmasın beyannamesini vereceği mükellefe ilişkin olarak bilmesi, incelemesi gereken ve sözleşmesi devam ettiği sürece mutlaka yararlanacağı evraktır. Mükellefle sözleşme ilişkisi bitiminde mükellefe iadesi esastır. Ancak uygulamada kopyalarının alındığı ve saklandığı bilinmektedir.
    3. Bilgisayar Kayıtları; bir muhasebe programı içinde veya excel ortamlarda mükellef için veya bazen de mükellef bilgileri ile işin görülmesi esnasında tutulan kayıtlar, SMMM tarafından sözleşme sonundan başlamak üzere yasal sorumluluk 5 yıl olması nedeniyle beş yıl bazen de saklama süresi ilgili işte daha fazla o kadar süre tutulabilmektedir. Ancak, Mükellefe ait bilgisayar kayıtlarının çok uzun süre saklandığı ya da hiç silinmediği bilinmektedir.
    4. e Defterler ; E defter dijital ortamda tutulan ve E defter yükümlüsü olan mükelleflerin tutmak zorunda olduğu defter türüdür. E defterlerde noter tasdikinin yerini e defter beratı almaktadır. E defterle bağlantılı diğer dijital belge ve ortamlar e fatura, e arşiv, kep adresi gibi kavramlardır. E faturalar mükelleflerin KEP adreslerinden doğrudan karşı mükellef e arşivine ulaşır ve internet vergi dairesi üzerinden de vergi dairesi bilgi ağına dahil olur. E defterleri vergi dairesine mükellef ibraz eder. Zira e defter internet vergi dairesi alt yapısı ile entegre çalışması amaçlanmış ve vergi dairesinin dilediği zaman mükellef işlemlerine ulaşabildiği bir alt yapı sisteminin parçasıdır.
    5. Bilanço ve Mali Tablolar ; Bu belge ve kayıtlar 3568 Sayılı Yasaya göre SMMM tarafından oluşturulmaktadır, oluşturulma ve ibraz yükümlülüğü SMMM’ye aittir. Ancak, mükellef adına da yasal zorunluluk yerine getirilmektedir. Mükellefin vergi kanunları nedeniyle yükümlülüğü bu işe ehil SMMM tarafından yine 3568 sayılı yasa kapsamında düzenlenen şekilde SMMM tarafından yerine getirilirken, 3568 sayılı yasa ve diğer ilgili yasalar gereğince SMMM’ye yüklenen hukuki ve cezai sorumluluk nedeniyle de hem mükellef hem de SMMM bakımından bu belge ve kayıtların hazırlanma, ibraz, bulundurma ve saklanmasında ortak hak ve sorumluluklardan bahsedebiliriz. Ancak SMMM sözleşmesi son erdikten sonra bu belgelerin yasal sorumluluk süreleri dolduktan sonra saklanmamasında fayda vardır. Uygulamada bu belgelerin çok uzun süre saklandığı ve yok edilmediği bilinmektedir.
    6. İnternet Vergi Dairesi: SMMM ve mükellef işyeri açılış kapanışı dahil aradaki süreçteki vergi kanunlarını ve bağlı mevzuatı ilgilendiren pek çok mali/hukuki işlemi internet vergi dairesi üzerinden gerçekleştirmektedir. İnternet vergi dairesi, Hazine ve Maliye Bakanlığı’nın dijital vergi dairesi alt yapısı, veri havuzu ve aynı zamanda mükellef işlemleri yazılımıdır. Bu alt yapı ve giriş işlemleri ile yapılan işlemlerin kaydı, loglanması, yazılımsal işlem reaksiyon ve yönlendirmeleri, formlar şüphesiz dijital oluşturulan ve Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından bakım ve güvenliği sağlanan, korunan bu ortamda yer almaktadır. Bu alt yapıda oluşturulan her türlü işlem, belge, yapıdan alınan elektronik ve kağıt çıktılar, indirme işlemleri, mailler, mesajların tamamı mükellef, SMMM ve vergi dairesi işlemlerinin ve arşivlerinin elektronik bir ortamdan başlayarak yönetiminin gerçekleştiği otomatik ve manuel bir işleme ağları bütünüdür. Benzer şekilde KVKK VERBİS’i, Sağlık Bakanlığı ENABIZ’ı, SGK MEDULA’sı, Ticaret Bakanlığı MERSİS’i, İçişleri Bakanlığı MERNİS’i, Tapu Kadastro Genel Müdürlüğü TAKBİS’i, teslimsiz ticari mal rehni alt yapısı TARES’i, Adalet Bakanlığı alt yapısı olan UYAP gibi elektronik ortamlar E DEVLET yönetiminin birbirine henüz tam bağlı olmayan birer elektronik veri havuzu, alt yapı ve yönetim sistemi parçalarıdır.

Smmm Bürosu Kişisel Veri Envanteri

SMMM Bürolarının iyi bir hazırlıkla çıkaracakları kişisel veri envanteri sayesinde;

  1. KVKK Belge dokümanları uyumu uygun bir şekilde gerçekleşir.
  2. Yukarıda kısaca açıkladığımız hususları kendilerine özgü ve daha detaylı analiz ederler ve KVKK bakımından faaliyetleri üstündeki farkındalıkları artar.
  3. Hatalı uygulamalarına son vererek mükelleflerine karşı hukuki zayıflık durumunda kalmazlar.

Bu nedenle Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlerin de geniş çaplı veri işleyenler olarak bu uyumda bir an evvel kendilerini oyunun içinde görmelerinde fayda olduğunu belirtmek isteriz. .

Unutmayın, VERBİS kaydı muafiyeti, Uyum muafiyeti değildir

Yararlı olması dileğimizle.

Paylaş